Kursus di Samarinda-Ghanesa Group : Tugas Sekretaris
Tugas pimpinan dalam suatu perusahaan sangatlah banyak, sehingga dia harus mengetahui setiap detail dari bidang yang diembannya. Oleh sebab itu untuk melancaran tugas-tugas ini maka segala sesuatu tugas yang berhubungan dengan administrasi kantor akan diserahkan pada seorang sekretaris.
Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas-tugas pimpinan diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok perusahaan dan pimpinannya. Serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri.
Jadi pengertian sekretaris itu sendiri dapat dilihat dari asal kata yang berasal dari bahasa Inggris “Secretary”. Kata ini dari perkataan latin “Secretum” yaitu berarti rahasia, Jadi sekretaris adalah yang menyangkut seseorang yang bisa dipercaya, seorang yang dapat memegang rahasia.
Dengan perkembangan dunia perkantoran saat ini mengakibatkan tugas sekretaris pun menjadi berkembang, dan pengertian sekretaris pun berubah seperti yang dijabatkan menurut “Perhimpunan Sekretaris Internasional” (PSI), yaitu:
“Seorang asisten pimpinan yang menguasai keterampilan perkantoran dan dapat memikul tanggung jawab tanpa pengawasan terus menerus dari atasanm mempunyai inisiatif serta dapat mengambil keputusan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan kepadanya”.
Guna melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai seorang yang mandiri. Kemungkinan sekretaris tidak mempunyai pengawas yang mengawasi pekerjaannya.
Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri. Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain. Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.
Tugas ini akan terbagi atas beberapa macam yaitu :
- Tugas Rutin
Adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, meliputi :
– Mengkonsep surat sederhana serta mengetik surat (korespondensi)
Mengetik surat rutin biasanya tidak memerlukan instruksi dari atasan, dan dapat dikerjaan secara otomatis sendiri, sehingga tidak merepotkan atasan.
– Menata Arsip (Kearsipan)
Suatu kegiatan yang tidak perlu instruksi atau melapor pada atasan, karena kegiatan untuk menangani arsip ini adalah wewenang dari seorang sekretaris baik dalam penggunaan alat maupun system yang digunakan.
– Mengurus dan Mengendalikan Surat (Penanganan Berkas)
Demikian juga halnya dalam penanganan berkas, apabila ada surat masuk atau surat keluar yang akan dikirim, sekretaris dapat bekerja tanpa menunggu perintah, disini sekretaris harus mengetahui metode dan peralatan yang digunakan dalam penanganan berkas.
– Menerima dan melayani tamu
Dalam menerima tamu suatu ekerjan yang tidak mempunyai jadwal tetap, oleh karena itu bila ada tamu datang baik sesuai jadwal atau tidak terjadwal sekretaris harus menangani tamu tersebut tanpa memandang tamu tersebut siapa, dan tamu itu datang untuk apa, namun demikian sekretaris harus bisa memilah tamu yang diinginkan oleh atasan.
– Menerima dan melayani telepon dan bertelepon
Seperti halnya tamu, telepon juga sesuatu yang dilakukan tanpa jadwal, telepo dapat kapan saja berbunyi, sehingga harus dilayani secepat mungkin.
– Pengetikan laporan
Pengetikan laporan bulanan, yang telah terencana setiap bulan, dapat dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari atasan.
Tugas khusus (melaksanakan Instruksi)
Adalah tugas yang tidak setiap hari dilaksanakan oleh seorang administrasi kantor II, tetapi hanya melaksanakan apabila ada instruksi khusus dari atasan. Meliputi :
– Mempersiapkan rapat dan penulisan notulen
– Mempersiapkan perjalanan dinas
– Penulisan jadwal kegiatan atasan
– Lain-lain sesuai lingkungan kerjanya
Tugas kreatif
Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh atasan, tetapi bermaksud untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan sendiri atau atasan. Meliputi :
– Membuat perencanaan kerja
– Mempelajari pengetahuan tentang dunia usaha
– Pemantapan kepribadian
– Efisiensi kerja
– Pengembangan diri
– Penyiapan perabot kantor, peralatan kantor, dan ATK.
Memahami cara kerja peralatan kantor.
Tapi bagi Anda yang bingung mau kuliah sekretaris dimana. Datang dan daftarkan diri Anda di ghanesagroup.co.id kursus di Samarainda dan merupakan tempat kursus terbaik di Samarinda :
Telepon : 082326996688
WA : 089633678231
BBM : 7DD9A3B8
E-mail : info_gc@ghanesagroup.co.id
Facebook : Lembaga Ghanesa
Twitter : @ghanesa_center
Alamat : Jl. Gunung Ceremai No. 4 RT.40 Tlp (0541) 731831, Kelurahan Jawa, Kecamatan Samarinda Ulu, Kota Samarinda , Provinsi Kalimantan Timur.